سیستمسازی در واقع ایجاد یک سیستم جدید است که در آن فرایندها به صورت قابل تکرار انجام می‌شوند. فرایند سیستمسازی مستندسازی تمامی روندهاست، به نحوی که نتایجی ثابت و قابل اعتماد حاصل شود. سیستمسازی کسب‌وکار شما را قادر می‌سازد تا فرایندهای تعریف‌شده را تکرار کنید، بدین‌ترتیب کسب و کاری خواهید داشت که اقدامات لازم حتی بدون حضور شما قابل اجرا خواهند بود. مزیت اصلی سیستمسازی کسب و کار این است که شما می‌توانید فرایندها را بررسی و بهبودهای لازم را در آنها ایجاد کنید. اگرچه ممکن است سیستمسازی کسب و کار اقدامی اضافی به نظر برسد، اما نهایتا کار شما را آسان‌تر می‌کند.
در این مقاله در خصوص نحوه سیستمسازی در کسب‌وکار و مزایایی که برای صاحبان مشاغل به همراه خواهد داشت، اطلاعات مفیدی را فراهم آورده‌ایم.
سیستمسازی کسب‌وکار چیست؟
سیستم سازی ایجاد یک روال هدفمند از وظایف مدون و قابل تکرار است. این بدان معنی است که شما سریع‌تر و با راندمان بالاتری کار می‌کنید، زیرا به جای اینکه هربار به کارهایی که باید به صورت جداگانه انجام شوند فکر کنید، قبلا سیستمی برای انجام این وظایف ایجاد کرده‌اید. سیستمسازی به شما کمک می‌کند در مصرف زمان صرفه‌جویی کنید و همچنین شما را در اوج بهره‌وری و خلاقیت نگه می‌دارد.
سیستم ایجاد شده مجموعه‌ای از مراحل را برای کسب و کارتان تعریف می‌کند. به طور مثال فرض کنید برای رسیدن از نقطه A به نقطه B نیاز به چندین مرحله دارید. شما می‌توانید مراحل مختلف را مورد بررسی قرار دهید، تغییرات لازم را انجام دهید، نواقص را برطرف کنید و نهایتا راندمان را افزایش دهید.
آردین شیمی به عنوان یک مجموعه پویا در حوزه تولید و تامین مواد شیمیایی، صادرات و بازاریابی بین‌المللی سهم زیادی از موفقیتش را مدیون سیستمسازی مناسبی است که با همکاری مشاوران و متخصصانی از کشور آلمان طراحی شده و به طور مداوم بروز می‌گردد. به‌طور خلاصه، ما در آرکم الگوریتمی مناسب برای انجام کارها در تمام سطوح تعریف کرده‌ایم و طبق آن عمل می‌کنیم. بدین‌ترتیب کارها با کمترین نظارت و حداقل اشتباه، به خوبی پیش می‌روند.
سیستمسازی کسب‌وکار چه اهمیتی دارد؟
کسب‌وکار بدون سیستم چیزی شبیه به ساختن یک خانه بدون نقشه است. اگرچه شما می‌توانید خانه را بسازید، اما کاری پرزحمت و خسته‌کننده خواهد بود. با سیستمسازی کسب‌وکار در واقع تمام جنبه‌ها را در این فرآیند یکپارچه می‌کنید. بدین‌ترتیب کار شما راحت‌تر می‌شود، بهره‌وری افزایش می‌یابد، ارتباطات بهبود می‌یابد، استرس کاهش می‌یابد و رضایت مشتریان هم تضمین می‌شود. برخی از مزایای سیستمسازی کسب‌وکار در ادامه مورد بررسی قرار گرفته‌اند:
سیستمسازی راندمان کار را افزایش می‌دهد
بهتر است بجای اینکه سخت کار کنید، هوشمندانه‌تر عمل کنید. سخت‌کوشی به شما کمک می‌کند در تجارت موفق شوید، این در حالیست که اگر تمام فاکتورها همچون زمان، سرمایه و … را در نظر بگیرید، می‌بینید که کار در چارچوب‌های یک سیستم درست راندمان را تا حد زیادی افزایش خواهد داد.
از آنجاییکه تمام جزئیات در کسب و کار تعریف شده است، زمانیکه عملیات خود را سیستمی کنید همه چیز در مکان و زمان مناسب خود قرار می گیرد. بدین‌ترتیب اتلاف زمانی به حداقل رسیده و شما بیشترین بهره‌وری را خواهید داشت.
سیستمسازی ارتباطات را بهبود می‌بخشد
همکاری و ارتباط از مهم‌ترین عوامل برای موفقیت هر پروژه می‌باشند. سیستمسازی به کاهش ارتباطات نادرست کمک می‌کند، خطاها را به حداقل می‌رساند و بنابراین هیچ تلاشی هدر نمی‌رود.
هنگامی که انحراف از استاندارد وجود دارد، تنها کافیست که به عضو تیم مربوطه در فضای کاری اطلاع دهید. انجام این امور به صورت دستی نیاز به زمان و انرژی زیادی دارد.
سیستمسازی کسب‌وکار استرس و تنش را از بین می‌برد
استرس از عوامل مختلفی ناشی می‌شود. زمانی که هیچ سیستمی وجود نداشته باشد، احتمال هرج و مرج، تنش و استرس زیاد خواهد بود. اگر مدیریت تیم به شما واگذار شده است، باید بدانید که یک گردش کار بهینه نشده هم اعضای تیم را درگیر و ناامید می‌کند، هم ممکن است مهلت‌های پروژه از دست بروند و مشتریان به همین دلیل ناراحت شوند. سیستمسازی ترتیبی می‌دهد که تمام واحدها به صورت یکپارچه عمل کنند. بدین‌ترتیب تنش و استرس در محیط کار هم به حداقل خواهد رسید.
سیستمسازی تفویض مسئولیت‌ها را به یک رویه تبدیل می‌کند
تا زمانیکه مرزهای مناسبی برای وظایف و مسئولیت‌ها در شرکت تعیین نکنید، سردرگمی و بی‌نظمی وجود خواهد داشت. مدیریت کارآمد زمانی حاصل می‌شود که اعضای تیم، مسئولیت‌پذیر و از اهمیت نقش خود در شرکت آگاه باشند. با سیستمسازی می‌توانید وظایف را به افراد مناسب واگذار کنید و پیشرفت کار را نظارت کنید.
سیستمسازی رضایت مشتری را تضمین می‌کند
کلید رضایت مشتری، ثبات در کیفیت است. هنگامی که در سیستم مستقر نقصی وجود داشته باشد، دیر یا زود ایراداتی در نتیجه کار ظاهر خواهد شد. با سیستمسازی کسب‌وکار، ثبات در گردش کار و بهبود فرایندها منجر به بالا رفتن سطح کیفیت محصولات یا خدمات ارائه‌شده به مشتریان خواهد شد. سیستمسازی یکی از ضروریات در مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)است.
یکی از کلیدهای موفقیت برند آرکم در جلب رضایت مشتریان، سیستمسازی فرایندها و پیاده‌سازی فرهنگ بهبود مستمر می‌باشد.
زمان بیشتری برای کارهای مهم‌تر خواهید داشت
سیستمسازی کسب‌وکار کل فرایند را ساده‌تر و به میزان قابل توجهی در زمان صرفه‌جویی می‌کند. بدین‌ترتیب زمان تلف شده را می‌توان برای کارهای سنگین‌تری مانند تحلیل و تصمیمات استراتژیک استفاده کرد. همچنین می‌توانید از زمان اضافی برای اوقات فراغت استفاده کنید. در نظر داشته باشید این جلوه‌ای از بهره‌وری است؛ هنگامی که سیستم شما با حداقل نظارت به طور موثر اجرا می‌شود، می‌توانید آن زمان اضافی را به برنامه‌ریزی تجاری و یا تعطیلات خانوادگی اختصاص دهید.
زمان آموزش و تربیت نیروهای جدید کاهش خواهد یافت
یکی از کارهای مدیران آموزش مجدد است. سیستمسازی شرایطی را فراهم می‌کند که دیگر نیازی نیست به دفعات، مدیریت برای آموزش نیروهای جدید وقت بگذارد. درواقع استانداردی برای بخش‌های مختلف و شرح وظایف تعریف می‌شود که کارمند باید طبق آن عمل کند. بدین‌ترتیب وابستگی کارمند به مدیران تا حدی کم می‌شود. آنها به‌راحتی می‌توانند به اطلاعات مربوط به شغل دسترسی پیدا کرده و طبق آن عمل کنند.
مهم‌ترین اهداف سیستمسازی در کسب‌وکار، ایجاد بازدهی بیشتر و بالا بردن کیفیت ارائه خدمات برای مشتریان و همچنین کارکنان شرکت می‌باشد. در مجموعه آرکم کلیه فعالیت‌ها به طور منظم و منسجم انجام می‌پذیرند. بدین‌ترتیب مدیریت مجموعه و همچنین کارکنان، وقت بیشتری برای امور مهم‌تر همچون تحقیق و توسعه، ارائه ایده‌های جدید و … خواهند داشت.
نحوه سیستمسازی کسب‌وکار(مراحل سیستمسازی کدامند؟)
سیستمسازی کسب‌وکار به معنای قرار دادن خودمان در مسیری موفقیت آمیز برای رسیدن به اهداف کسب‌وکار می‌باشد. در ادامه مطلب در خصوص نحوه سیستمسازی کسب‌وکار و اینکه چگونه این فرایند می‌تواند به ساده‌سازی عملیات کمک کند، اطلاعات جامعی آورده شده است. مراحل سیستمسازی کسب‌وکار عبارتند از:
- شناسایی وظایف کلیدی که نیاز به سیستمسازی دارند.
اولین قدم شناسایی وظایف کلیدی است که برای کارآمد نگه داشتن آنها نیاز به یک سیستم داریم. وظایف اصلی برای هر کسب‌وکار متفاوت خواهد بود. باید تشخیص دهید کدام اقدامات در حرفه شما اولویت بیشتری دارند. براساس فاکتورهای زیر می‌توانید هر فعالیتی را ارزیابی کنید:
- مدت زمان تکمیل این فعالیت چقدر است؟
- تا چه حد پیچیده است؟
- چند نفر در این فرایند درگیر هستند؟
به این ترتیب با هدف بهبود راندمان می‌توانید فرایند مورد نظر را تعریف کنید. به هر فعالیت باید یک سطح اولویت اختصاص دهید و طبق اولویت‌بندی اقدامات لازم را به انجام برسانید.
- تقسیم‌بندی وظایف به مراحل کوچکتر
پس از شناسایی وظایف کلیدی باید آنها را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید تا مدیریت آنها آسان‌تر شود. به طور مثال بازاریابی در رسانه‌های اجتماعی را می‌توان به فرایندهای جداگانه تقسیم‌بندی کرد:
- تولید محتوا
- ارتباط با مشتریان
- زمان‌بندی و …
بدین‌ترتیب شما می‌توانید نحوه عملکرد هر بخش از فرآیند را بهینه کنید.
- اتومات کردن و برون‌سپاری اقدامات تکراری
ما می‌توانیم طوری برنامه‌ریزی کنیم تا بسیاری از مراحل به صورت خودکار انجام شوند. بازاریابی ایمیلی نمونه‌ای از این دست می‌باشد. به طور مثال می‌توانید ترتیبی بدهید تا به طور خودکار و در زمان‌های تعیین شده ایمیل تبلیغاتی به شخص مورد نظر ارسال شود. بدین‌ترتیب برای تمرکز بر سایر وظایف مهم‌تر زمان بیشتری خواهید داشت.
همچنین می‌توانید وظایف خاصی مانند مدیریت رسانه‌های اجتماعی را برون‌سپاری کنید. درصورتیکه وقت ندارید و یا در این حوزه تخصص کافی ندارید، بهتر است آن را برون‌سپاری کنید.
- تهیه دستورالعمل‌ها و چک‌لیست‌ها
داشتن دستورالعمل و چک‌لیست انجام کارها را آسان‌تر می‌کند. به خصوص زمانیکه چندین نفر یک کار را انجام دهند، این مرحله اهمیت زیادی خواهد داشت.
چک‌لیست و دستورالعمل به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید که تمامی فرایندها به درستی انجام می‌شوند و چیزی از قلم نمی‌افتد. همچنین می‌توانید برای کارهای پیچیده‌تر راهنما تهیه کنید و آن را در دسترس همه افراد قرار دهید. شما حتی می‌توانید ویدیوهای کوتاهی تهیه کنید و در آن به افراد آموزش دهید چگونه وظایف مورد نظر را انجام دهند.
- تهیه جدول زمانی
به منظور اطمینان از اجرای صحیح و کارآمد سیستم مورد نظر داشتن جدول زمانی ضروری است. داشتن جدول‌های زمانی در تعیین انتظارات برای مدت زمان انجام کار و یا تعداد دفعات انجام آن کمک زیادی خواهد کرد. به طور مثال:
- هر چند وقت یک بار می‌خواهید محتوا را در رسانه های اجتماعی پست کنید؟
- هر چند وقت یک بار، باید عملکرد تیم را بررسی کنید؟
- برای ویرایش فیلم‌ها چقدر زمان نیاز دارید؟
- برقراری ارتباط با دیگران
ارتباط شفاف و دسترسی آسان به افراد برای سیستمسازی موفق ضروری است. همچنان داشتن سیستم برای برقراری ارتباط با مشتریان مانند سفارش‌ها، فاکتورها و پرداخت‌ها بسیار مهم می‌باشد.
- تنظیم فرایند برای پیگیری پیشرفت
چگونگی عملکرد افراد بسیار مهم می‌باشد. باید مطمئن باشید که هیچ چیز نادیده گرفته نمی‌شود. همچنین باید به دنبال هر فرصتی برای بهبود عملکرد باشید. به‌این ترتیب تشخیص اینکه کجا باید سیستم را تغییر دهید و یا اینکه چگونه می‌توانید آن را بهبود بخشید، بسیار آسان‌تر خواهد بود.
- نظارت بر فرایند و ارزیابی عملکرد
در این مرحله باید عملکرد را ارزیابی کنید. یکی از راه‌های انجام این کار بررسی میزان زمانی است که صرفه‌جویی می‌کنید. مورد دیگر این است که به سرعت انجام وظایف و دقیق بودن آنها توجه کنید. همچنین می‌توانید به معیارهایی مانند میزان جذب مشتری، فروش و … توجه کنید. علاوه‌براین، بازخورها هم خیلی مهم هستند.
همه این موارد به شما کمک می‌کنند تا اقداماتی که نیاز به اصلاح دارند را بشناسید و نواقص موجود را برطرف کنید.
- ایجاد تغییرات در صورت نیاز
در این مرحله باید اطمینان حاصل کنید که سیستم‌های شما عملکرد خوبی دارند. این بدان معناست که باید در فواصل زمانی معین(مثلا هر سه ماه یک بار) زمانی را به بررسی نحوه اجرای کل فرایند اختصاص دهید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی لازم را تعریف کنید.
- چه مشکلاتی در مسیر انجام کار وجود دارد؟
- فرصت‌های بهبود کدامند؟
- اقدامات جدید لازم کدامند؟
در صورت نیاز به بروزرسانی، می‌توانید دستورالعمل‌ها، نحوه انجام و … را تغییر دهید و در بازه زمانی معین مجددا نتایج را ارزیابی نمایید.
سیستمسازی در ایجاد یک کسب‌وکار موفق مهم است. با استفاده از این مراحل، می توانید سیستم‌هایی ایجاد کنید که به ساده سازی و بهینه سازی عملیات کمک می‌کنند. بدین‌ترتیب زمان بیشتری هم برای تمرکز بر پروژ‌ه‌های جدید خواهید داشت.
یکی از مهم‌ترین ابعاد سیستم تعریف‌شده برای برند آرکم، برنامه ریزی‌های استراتژیک در کل مجموعه بوده است. ما در این مجموعه با بکارگیری سیستمی دینامیک و منعطف، متناسب با نیازهای شرکت، موفق شده‌ایم موقعیت شرکت را ارتقا دهیم و برند آرکم را تقویت کنیم.
پرسش‌های متداول
سیستمسازی کسب و کار چگونه است؟
به منظور سیستمسازی بیزنس می‌توانید به ترتیب زیر عمل کنید:
- فهرستی از بخش‌های مختلف و اقدامات اساسی تهیه کنید.
- ساختاری درست و هوشمندانه طراحی کنید.
- فرایندهای مورد نظر را مستندسازی کنید.
- از اعضای تیم بخواهید اقدامات لازم را در زمان تعیین‌شده انجام دهند.
- نتیجه کار را بررسی کنید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی لازم را به کار گیرید.
مزایای سیستمسازی کسب و کار کدامند؟
سیستمسازی طراحی یک روال برای مجموعه کارهاست تا به وظایف خود به صورت موثرتری بپردازید. این فرایند نه تنها نحوه عملکرد شما را تغییر می‌دهد، بلکه تا حد زیادی زمان اتلافی، فرسودگی شغلی و کارهای اضافی را کاهش می‌دهد.
سیستمسازی در مدیریت به چه معناست؟
سیستمسازی نظام‌مند کردن تمامی امور مربوط به کسب و کار است. سیستمسازی کسب و کار به معنای اجرای روش های عملیاتی استاندارد (SOP) برای دستیابی موثر به اهداف تجاری است.
سیستم سازی چه تفاوتی با استانداردسازی دارد؟
تفاوت بین سیستم سازی و استانداردسازی در این است که سیستم سازی شامل ایجاد یک ساختار سازمان یافته برای یک فرایند است، در حالی که استانداردسازی شامل ایجاد یک ساختار سازگار در همه محصولات (یا خدمات) است.
سیستم سازی کسب‌وکار چیست؟
سیستمسازی کسب‌وکار اساسا شامل تعریف نحوه اجرای فرایندهای مختلف به صورت یکپارچه و به منظور افزایش راندمان در تولید محصولات و یا ارائه خدمات می‌باشد. این اصطلاح در فضاهای تجاری به معنای اجرای روش های عملیاتی استاندارد (SOP) به منظور دستیابی موثر به اهداف تجاری است.